Politika varstva osebnih podatkov

Politika varstva osebnih podatkov

Namen politike varstva osebnih podatkov je seznaniti posameznike, uporabnike storitev, sodelavce, zaposlene ter druge osebe (v nadaljevanju: »posameznik«), ki sodelujejo z ITClass d.o.o. (v nadaljevanju: »podjetje«) o namenih, pravnih podlagah, varnostnih ukrepih in pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naše podjetje.
 
Cenimo vašo zasebnost, zato vaše podatke vedno skrbno varujemo.
 
Osebne podatke obdelujemo v skladu z evropsko zakonodajo (Uredba (EU) 2016/697 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o pretoku takih podatkov (v nadaljevanju: »Splošna uredba«)), veljavno slovensko zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov in drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.
 
Politika varstva osebnih podatkov vsebuje informacije, na kak način naše podjetje kot upravljavec obdeluje osebne podatke, ki jih prejme od posameznika na osnovi pravnih podlag.
 
1) Upravljavec
Upravljavec osebnih podatkov je podjetje:
Ime organizacije: FirstClass d.o.o.
Naslov: Dalmatinova ulica 2, 1000 Ljubljana
e-pošta: info@first-class.si
telefon: 040 775 570
 
 
2) Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov
V skladu z določilom 37. člena Splošne uredbe smo za pooblaščeno osebo za varstvo podatkov imenovali družbo:
DATAINFO.SI, d.o.o.
Tržaška cesta 85, SI-2000 Maribor
https://datainfo.si
e-pošta: dpo@datainfo.si
telefon: +386 (0) 2 620 4 300
 
3) Osebni podatki
Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

Zbiramo lahko naslednje vrste osebnih podatkov: 

• Ime, priimek, stalni in začasni naslov, rojstni datum, spol, domači in služben telefon ali GSM, služben in zaseben elektronski naslov, Linkedin naslov oz. profil oz. drug podoben profil, Skype ali drug podoben naslov in fotografije, povezane z delom.
• Davčna, matična številka, številke in podatki iz osebnih dokumentov (v kolikor je potrebno), številka delovnega dovoljenja (v kolikor je potrebno) in druge identifikacijske številke.
• Podatki o zaposlitvah, trajanju zaposlitev vključno z datumi, podatki o delodajalcu in preteklih delodajalcih, krajih zaposlitve, podatki o izobraževanjih in usposabljanjih, podatki o priznanjih, certifikatih in licencah ter drugi z delom povezani podatki.

Načini in viri za pridobivanje osebnih podatkov

Vaše podatke pridobimo od vas osebno:

• Ob prijavi na prosta delovna mesta preko naših spletnih strani (https://www.first-class.si/domov/zaposlitve/ ali https://www.it-class.si/jobs.html) 
• Ob posredovanju prijave na prosto delovno mesto neposredno na mail podjetja FirstClass d.o.o. (info@first-class.si) ali ostale službene maile, ki jih zaposlenim zagotavlja podjetje.
• Ob posredovanju prijav oddanih preko socialnih omrežij (LinkedIn, Facebook, Instagram, ipd.) ter ponudnikov spletnega oglaševanja (Moje Delo, Slo Tech, ipd.)  

4) Nameni obdelave osebnih podatkov

Osebne podatke obdelujemo zlasti v naslednje namene, kot je pomoč pri zaposlovanju, zaposlovanje, oglaševanje zaposlitvenih priložnosti pri naročnikih. Neizbranim kandidatom bomo do preklica sporočali tudi morebitne nove priložnosti. Obdelujemo osebne podatke tudi za svetovanje vam in našim naročnikom, kar zajema tudi sodelovanje na sestankih ali v telefonskih razgovorih ter za potrebe prostovoljnih psiholoških testiranj.

Podatke lahko uporabimo tudi za izboljševanje storitev, kar zajema prepoznavanje težav pri obstoječih storitvah, načrtovanje izboljšav obstoječih storitev, oblikovanje novih storitev. Pri tem si lahko pomagamo tudi z anketiranjem.

5) Pravna osnova za obdelavo osebnih podatkov

Uporaba osebnih podatkov temelji na eni od naslednjih zakonskih podlag: 

• Obdelava osebnih podatkov na podlagi izrecnega soglasja in se uporablja kot osnova pri obdelavah, ki so obvezne ali potrebne.
• Obdelava osebnih podatkov za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na podlagi prijav opisanih v 3. poglavju ali zaradi sklenitve pogodbe o zaposlitvi ali izvedbe korakov za sklenitev pogodbe o zaposlitvi ali v primeru izvajanja pogodbe o zaposlitvi.
• Obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za naročnike.
• Obdelava podatkov temelji na zakonitih poslovnih interesih, ki vključujejo splošne kadrovske in delovne postopke, razkritje za namen revizije in poročanja, notranje preiskave, pogodbene obveznosti do tretjih oseb, vodenje varnosti omrežnih in informacijskih sistemov, promocijo poslovanja, vodenje in upravljanje poslovanja ter zagotavljanje storitev naročnikom.
• Obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe. 

Obdelava posebne vrste osebnih podatkov (npr. rasni, biometrični podatki, podatki o članstvu v sindikatu, podatki o zdravstvenem stanju, podatki o verskih prepričanjih ipd.) vedno temeljijo na naslednjih osnovah, ko obdelavo določa ali dovoljuje veljavna zakonodaja (npr. za zagotavljanje skladnosti z obveznostmi poročanja o raznolikosti); ko gre za obdelavo po uradni dolžnosti organov, pristojnih za odkrivanje ali preprečevanje kriminala; ko je obdelava potrebna za uveljavitev, izvajanje ali obrambo zakonskih pravic; ali smo pred obdelavo vaših posebnih osebnih podatkov skladno z veljavno zakonodajo pridobili vaše predhodno izrecno soglasje (ta pravna podlaga se uporablja samo v povezavi z obdelavo, ki je popolnoma prostovoljna – ne uporablja se za obdelavo, ki je kakorkoli potrebna ali obvezna). 

6) Hramba in izbris osebnih podatkov
Podjetje bo hranilo osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor podjetje podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo hranilo za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo za časa sodelovanja s podjetjem, nekatere podatke pa je treba hraniti trajno. Osebne podatke, ki jih podjetje obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, podjetje hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in podjetjem do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani podjetje podatke še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora. Tiste osebne podatke, ki jih podjetje obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, bo podjetje hranilo do preklica privolitve ali do zahteve do izbrisa podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. Podjetje lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Izjemoma lahko podjetje zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe, kot so našteti: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinsko raziskovalne nameni ali statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov. Po preteku obdobja hrambe mora podjetje osebne podatke učinkovito in trajno izbrisati ali anonimizirati, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

7) Pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkov
Podjetje lahko za posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje podjetje so predvsem:

• Računovodske storitve in drugi ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja.

• Vzdrževalci infrastrukture (varnostne storitve).
• Vzdrževalci informacijskih sistemov.
• Ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku (npr. Dropbox, Microsoft, Google).
• Ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Google, Facebook, Instagram, Moje delo ipd.).

Podjetje za namene boljšega pregleda in nadzora nad pogodbenimi obdelovalci in urejenosti medsebojnega pogodbenega razmerja, vodi tudi seznam pogodbenih obdelovalcev, kjer so navedeni vsi konkretni pogodbeni obdelovalci s katerimi podjetje sodeluje.
 
Podjetje v nobenem primeru ne bo posredovalo osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam. Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil podjetja in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.

Podjetje kot upravljavec in njeni zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije razen v ZDA, pri so čemer razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (tipske pogodbe, ki jih je sprejela Evropska komisija) in/ali zavezujočih poslovnih pravil (ki jih sprejme podjetje in potrdijo nadzorni organi v EU).

Obdelovanje podatkov tretjih oseb

Naši skrbno izbrani partnerji in ponudniki storitev lahko v našem imenu obdelujejo vaše osebne podatke, kot je opisano spodaj:

Ponudniki storitev digitalnega marketinga

Občasno uporabljamo t.i. agente za digitalni marketing, da izvajajo marketinške dejavnosti v našem imenu, kar lahko povzroči skladno obdelavo osebnih podatkov. Naši imenovani obdelovalci podatkov vključujejo:

(i) Prospect Global Ltd (trguje kot Sopro) Reg. UK Co. 09648733. Možnost kontakritanja podjetja Sopro in njihovo politiko zasebnosti najdete tukaj: http://sopro.io.  Sopro je registriran pri ICO Reg: ZA346877, njihov upravljalec osebnih podatkov je na voljo na: dpo@sopro.io. To je le eden izmed pogodbenih obdelovalcev osebnih podatkov.

8) Piškotki
Spletna stran podjetja deluje s pomočjo t.i. piškotkov (angl. cookies). Piškotek je datoteka, ki shrani nastavitve spletnih strani.

Spletna stran organizacije deluje s pomočjo t.i. piškotkov (angl. cookies). Piškotek je datoteka, ki shrani nastavitve spletnih strani. Spletna mesta piškotke shranijo v naprave uporabnikov, s katerimi dostopajo do interneta z namenom prepoznavanja posameznih naprav in nastavitev, ki so jih uporabniki uporabili pri dostopu. Piškotki omogočajo spletnim stranem prepoznavanje, v kolikor je uporabnik že obiskal spletno mesto. Pri naprednih aplikacijah se lahko z njihovo pomočjo ustrezno prilagodijo posamezne nastavitve. Njihovo shranjevanje je pod popolnim nadzorom brskalnika, ki ga uporablja posameznik – ta lahko shranjevanje piškotkov po želji omeji ali popolnoma onemogoči.

Piškotki so temeljnega pomena za zagotavljanje posamezniku prijaznih spletnih storitev. Uporabljajo se za shranjevanje podatkov o stanju posamezne spletne strani, pomagajo pri zbiranju statistik o uporabnikih in obiskanosti spletnega mesta, itd. S pomočjo piškotkov ocenimo učinkovitost zasnove našega spletnega mesta.

Spletna stran organizacije uporablja naslednje piškotke:

Piškotke, ki jih je brskalnik shranil, lahko posameznik izbriše (navodila se nahajajo na spletnih straneh posameznega brskalnika).

9) Varovanje podatkov in točnost podatkov
Podjetje skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno sistemske programske opreme). Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedli smo ustrezne organizacijsko tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov, jih posredujemo v šifrirani obliki in zaščiteni z geslom.
 
Posameznik je sam odgovoren, da svoje osebne podatke posreduje varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. Podjetje se bo trudilo, da bodo osebni podatki, ki jih obdeluje, točni in po potrebi ažurirani, občasno se lahko obrnemo tudi na posameznika za potrditev točnosti osebnih podatkov.

10) Pravice posameznika glede obdelave podatkov
V skladu s Splošno uredbo ima posameznik sledeče pravice iz varstva osebnih podatkov: 

• Zahteva lahko informacije o tem, ali imamo njegove osebne podatke in, če je tako, katere podatke imamo ter na kakšni podlagi jih imamo in zakaj jih uporabljamo;
• Zahteva lahko dostop do svojih osebnih podatkov, kar mu omogoča, da prejme kopijo osebnih podatkov, ki jih ima podjetje ter preveri, ali jih podjetje obdeluje zakonito; 
• Zahteva lahko popravke osebnih podatkov, kot je popravek nepopolnih ali netočnih osebnih podatkov;
• Zahteva lahko izbris svojih osebnih podatkov, kadar ni razloga za nadaljnjo obdelavo oziroma kadar uveljavlja svojo pravico do ugovora glede nadaljnje obdelave;
• Ugovarja lahko nadaljnji obdelavi osebnih podatkov, kjer se podjetje sklicuje na zakoniti poslovni interes (tudi v primeru zakonitega interesa tretje osebe), kadar obstajajo razlogi, povezani s posameznikovim posebnim položajem; 
• Posameznik ima pravico kadarkoli ugovarjati, če podjetje obdeluje osebne podatke za namene neposrednega trženja;
• Zahteva lahko omejitev obdelave svojih osebnih podatkov, kar pomeni prekinitev obdelave osebnih podatkov, na primer, če posameznik želi, da podjetje ugotovi točnost ali da se preverijo razlogi za nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov;
• Zahteva lahko prenos svojih osebnih podatkov v strukturirani elektronski obliki k drugemu upravljavcu, v kolikor je to mogoče in izvedljivo;
• Prekliče lahko privolitev oziroma soglasje, ki ga podal za zbiranje, obdelavo in prenos svojih osebnih podatkov za določen namen; po prejemu obvestila, da je umaknil svojo privolitev, bo podjetje prenehalo obdelovati osebne podatke za namene, ki jih prvotno sprejel, razen če podjetje nima druge zakonite pravne podlage za to, da to stori zakonito.

 
Če želi posameznik uveljavljati katero koli od prej navedenih pravic, lahko pošlje zahtevek po elektronski pošti na info@first-class.si ali z redno pošto na Dalmatinovo 2, Ljubljana. Na zahtevo, ki se nanaša na pravice posameznika, bo podjetje odgovorilo brez nepotrebnega odlašanja in v vsakem primeru v enem mesecu po prejemu zahteve. V primeru, da bi se ta rok ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev, podaljšal (za največ dva dodatna meseca), boste o tem obveščeni. Dostop do posameznikovih osebnih podatkov in uveljavljene pravic je za posameznika brezplačno. Vendar pa lahko podjetje zaračuna razumno plačilo, v kolikor je zahteva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko podjetje zahtevo tudi zavrne. V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bo morebiti moralo podjetje od posameznika zahtevati določene informacije, ki mu bodo pomagale pri potrditvi identitete posameznika, kar je le varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.

Pri uveljavljanju pravic iz tega naslova lahko posameznik uporabi obrazec Informacijskega pooblaščenca, ki je dosegljiv na njihovi spletni strani. Povezava na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/doc/obrazci/ZVOP/Zahteva_za_seznanitev _z_lastnimi_osebnimi_podatki__Obrazec_SLOP_.doc
 
V primeru, da posameznik meni, da so mu pravice kršene, se lahko za zaščito ali pomoč obrne na nadzorni organ (Informacijskega pooblaščenca). Povezava na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/prijava-krsitev/
 
Če ima posameznik kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov, se lahko vedno obrnete na naše podjetje preko elektronske pošte na info@ifirst-class.si ali z redno pošto na Dalmatinovo 2, Ljubljana.

11) Objava sprememb

Vsaka sprememba naše Politike o varstvu osebnih podatkov bo objavljena na spletni strani podjetja: https://www.first-class.si/pogoji oz. https://www.business-class.si/pogoji oz. https://www.it-class.si/gdpr.html. Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov.

Politiko varstva osebnih podatkov je sprejela odgovorna oseba podjetja dne, 16.09.2021. 

V Ljubljani, dne 16.09.2021

Odgovorna oseba podjetja: Til Lajovic